چک لیست برگزاری موفق یک همایش | اصول برگزاری ایونت | بخش دوم ,

اصول برگزاری ایونت

در قسمت قبل توضیح دادیم که برای برگزاری کنفرانس شما باید حداقل از ۶ ماه قبل شروع کنفرانس برنامه‌ریزی لازم را صورت بدهید و یک چک‌لیست درست کنید تا کارها به نحو احسنت پیش برود. در این مقاله ادامه کارهایی که برای برگزاری یک کنفرانس یا همایش ضروری است را با هم مرور میکنیم

حتما بخوانید : چک لیست برگزاری موفق یک همایش | راهنمای جامع برگزاری سمینار و همایش | بخش اول

مرحله 9: دستور کارها را با هم ترکیب کنید

اکنون‌که عناصر کلیدی در جای خود قرار دارند، وقت آن است که آنها را به یک دستورالعمل دقیق تبدیل کنیم. در حالت ایده آل، شما باید دستور کار خود را حداقل چهار ماه قبل از شروع کنفرانس تهیه کنید.

به یاد داشته باشید هدف اصلی کنفرانس، الهام بخشیدن به مردم و گسترش افق دید آنها است. شما نمی‌توانید این کار را بدون درک شرکت‌کنندگان انجام دهید.

سعی کنید خود را جای یک شرکت‌کننده معمولی بگذارید و چند پرسش کلیدی را پاسخ دهید: انتظارات آنها چیست؟ آنها چه اطلاعاتی دارند و بیشتر تمایل دارند چه چیزی را یاد بگیرند؟ چه نوع جلساتی (سخنرانی‌ها، کارگاه‌ها، و غیره) بهتر می‌تواند به آنها کمک کند که ایده‌های موردبحث را جذب کنند؟

با داشتن این اطلاعات، می‌توانید پیش‌نویس دستور کار را شروع کنید. یک دستور کار عالی برای کنفرانس ممکن است به این صورت باشد:

  روز 1:

      انجام سخنرانی و گفتگو توسط یک سخنران با نفوذ

      سخنرانان حرفه ای

      شام مشترک

  روز دوم و بعد:

      جلسات تمرینی کوتاه و کارگاه های آموزشی

      فعالیت های شبکه سازی و تیم سازی

  روز آخر:

      سخنران انگیزشی برای پایان دادن کار و ایجاد توجه بالا

اگر می‌خواهید جلسات طولانی‌تر باشد، تعدادی از این‌ها را می‌توانید انتخاب کنید: سخنرانی گروه‌های کوچک، کارگاه‌های آموزشی، جلسات تعاملی، جلسات پرسش و پاسخ و بسیاری دیگر

حتما بخوانید : صفر تا صد برگزاری نمایشگاه و نحوه جذب مشتری بیشتر

مرحله 10: ثبت نام شرکت کنندگان را آغاز کنید

درنهایت مسلماً هیجان‌انگیزترین بخش این قسمت است: دعوت از مردم برای ثبت‌نام کنفرانس شما!

بهترین انتخاب ایجاد یک وب‌سایت حرفه‌ای برای کنفرانس است. حداقل باید این موارد را شامل شود:

•   یک دامنه مناسب (به عنوان مثال www.myconferencename.com)
•   در مورد کنفرانس باید بدانید (کجا، چه کسی، چه زمانی، چرا)
•   تقویم / برنامه کنفرانس قابل مرور باشد.
•   فرم ثبت نام که در آن مردم می‌توانند ثبت نام کنند و یا بلیط بخرند.

شما می‌توانید وب‌سایت کنفرانس خود را به تمام مطالب بازاریابی و اطلاعات منتقل کنید.

آیا منابع برای ایجاد یک وب سایت اختصاصی ندارید؟ گزینه دیگری شما یک سایت فروش بلیط سوم شخص مانند Evand.com است. در اینجا، شما به راحتی می‌توانید تمام اطلاعات کنفرانس خود را با تمام جزئیات کلیدی وارد کنید.

علاوه بر این، سایت های خرید بلیط مراقب پردازش پرداخت و صدور بلیط از طرف شما هستند، که موجبات نگرانی شما را رفع میکند.

مرحله 11: کنفرانس خود را ارتقا دهید

شما در حال حاضر محل برگزاری، سخنرانان و عناصر کلیدی یک برنامه کنفرانس را تعیین کرده و یک وب‌سایت (یا صفحه رویداد) برای هدایت مردم ایجاد کرده‌اید. از حالا به بعد، تمرکز اصلی شما این است که کنفرانس را از طریق تمام کانال‌های موجود ارتقا دهید.

اگر کنفرانس شما به‌صورت رایگان نباشد، باید قیمت مناسبی تنظیم کنید. از یک طرف، باید هزینه‌های خود کنفرانس را تأمین کنید. از سوی دیگر، شما نمی‌خواهید شرکت‌کنندگان علاقمند را به خاطر قیمت از دست بدهید و درنهایت نصف سالن کنفرانس رزرو شود. شما می‌توانید یک مقیاس پرداخت کشویی بر اساس وضعیت حرفه‌ای افراد (مثلاً دانشجویان هزینه‌های پایین‌تر) را در نظر بگیرید.

آیا کنفرانس شما به‌صورت آفلاین صورت می‌گیرد؟ شما می‌توانید یک دفترچه باکیفیت بالا با دستور کار کنفرانس و یک لینک قابل‌مشاهده به وب‌سایت خود یا سایت فروش بلیت بفرستید.

اگر آنلاین است، شما راه‌های متعددی برای تبلیغ کنفرانس خود با بودجه نسبتاً کم دارید:

  سایت‌های رسانه‌های اجتماعی (فیس بوک، LinkedIn، توییتر - همه بسته به مخاطبین شما)

  انجمن‌های مرتبط که ممکن است شرکت‌کنندگان بالقوه بتوانند از آن استفاده کنند (به‌عنوان‌مثال یک انجمن برای مهندسان که شما می‌توانید کنفرانس تکنولوژی خود را ارتقا دهید)

  وبلاگ های خود و انتشارات مطبوعاتی

اگر ارتقاء شما به‌شدت به رسانه‌های اجتماعی متکی باشد، می‌توانید هشتگ های مناسبی را هر زمان که در مورد کنفرانس پیش رو مطلبی می‌نویسید، استفاده کنید.

فراموش نکنید که سخنرانان خود را تشویق کنید تا کنفرانس را به مخاطبان خود در کانال‌ها و صفحات شخصی شان انتقال دهند. آنها علاقه خاصی به انجام این کاردارند و می‌توانند این کنفرانس را به افرادی که احتمال بیشتری دارند علاقه‌مند شوند معرفی کنند.
دعوت از روزنامه‌نگاران در طرحی انتخاب‌شده می‌تواند باعث تبلیغ برای کنفرانس شما باشد.

برای اجاره سیستم صوتی و اجاره دستگاه ترجمه همزمان و همچنین اجاره تلویزیون شهری می‌توانید از خدمات ما استفاده کنید

مرحله 12: برنامه ریزی و کنترل محل کنفرانس

در این مرحله، جزئیات بیشتری به شما خواهیم گفت تا با نحوه حضور در محل برگزاری آشنا شوید. در اینجا برخی از سوالاتی که می‌تواند مهم باشد را بررسی می‌کنیم:

•   آیا یک کمد لباس وجود دارد؟
•   چه کسی درب‌های ورود و اسکن بلیت را کنترل خواهد کرد؟
•   کدام منطقه برای رویداد اصلی مورداستفاده قرار می‌گیرد؟
•   چه اتاق‌هایی باید برای جلسات کوچک رزرو شود؟
•   آیا شما یک منطقه نمایشگاه دارید که در آن حامیان و فروشندگان می‌توانند یک غرفه راه‌اندازی کنند؟

بهترین راه برای انجام این کار این است که از دستور کار روزانه پیروی کنید و خود را جای شرکت کنندگان قرار دهید. سعی کنید تصور کنید که آنها چه چیزی نیاز دارند.

همان‌طور که قبلاً ذکر شد، بهتر است که دسترسی سریع به محل برگزاری داشته باشید تا بتوانید فضا را بررسی کنید و برنامه پیشنهادی خود را آماده کنید. درصورتی‌که دارای تأمین‌کنندگان خدمات خارجی یا سایر فروشندگان هستید، یک پیاده‌روی را برنامه‌ریزی کنید تا آن‌ها را با طرح، محل آشپزخانه و غیره آشنا کنید.

با چک کردن همه موارد به‌طور شخصی، آماده ارائه و برگزاری کنفرانس شده و امکان رسیدگی به هرگونه مسئله که ممکن است در روز کنفرانس رخ دهد وجود دارد.

زمان لازم برای سخنرانان معمولاً از ۱ تا ۲ ساعت متغیر هست و به موضوع کنفرانس بستگی دارد. شما همچنین باید تصمیم بگیرید که آیا همه در تمام جلسات شرکت کنند یا تعدادی از آنها را به‌صورت موازی همزمان اجرا شوند و شرکت‌کنندگان بتوانند موضوعات موردعلاقه خود را انتخاب کنند.

حتما بخوانید : راهنمای کامل اجاره دستگاه ترجمه همزمان | کارایی و موارد استفاده

مرحله 13: برگزاری کنفرانس

روز بزرگ درنهایت اینجاست!

با توجه به اینکه تمام مراحل فوق را دنبال کرده‌اید و یک تیم از داوطلبان مسئول فعالیت‌های روزمره دارید، دیگر نگران نباشید.

در اینجا چند موقعیت وجود دارد که ممکن است موردتوجه شما قرار گیرد:

• تماس با سخنرانان پشتیبان در صورت لغو آخرین لحظه
•   شخصاً معرفی کنفرانس و سخنرانان اصلی را به عهده بگیرید
•   اطمینان حاصل کنید که سخنرانی‌ها در زمان اختصاص داده‌شده اجرا می‌شوند
•   مشارکت در شبکه و تسهیل گفتگو
•   جمع‌آوری نظرات بازخورد شرکت‌کنندگان در کنفرانس
•   برقراری ارتباط با روزنامه‌نگاران و دیگران در مورد کنفرانس

امروز، شما میوه‌های تلاش خود را می‌خواهید و حالا از کنفرانس الهام‌بخش (امیدوارکننده) لذت ببرید.

مرحله 14: پیگیری بعد از کنفرانس

پس‌ازآن که کنفرانس تمام شد، شما هنوز هم کمی کار باید انجام دهید.

شما باید با تمام افراد درگیر: تیم، سخنرانان، داوطلبان، فروشندگان و البته شرکت کنندگاندر ارتباط باشید.به دو دلیل اصلی:

  بگو "متشکرم": شما باید از همه برای مشارکت و تلاششان تشکر کنید. نه‌تنها این حسن نیت شمارا می‌رساند، بلکه شما نیز می‌توانید یک احساس مثبت ایجاد کنید. بدانید که این آخرین کنفرانس شما نیست، بنابراین شما می‌خواهید هر ارتباطی که ایجاد کرده‌اید تقویت کنید.

  جمع‌آوری بازخورد: این فرصتی عالی برای شنیدن نظرات مردم در مورد کنفرانس است و با فهمیدن نکات مثبت و منفی کنفرانس می‌توانید در آینده رویداد بهتری را رقم بزنید.

ساده‌ترین راه برای جمع‌آوری اطلاعات این است که هر یک از لینک‌ها را به یک نظرسنجی آنلاین متصل کنید. آن را نسبتاً کوتاه بنویسید و بر روی چند موضوع اصلی متمرکز شوید: بیشتر آنها درباره کنفرانس چه چیزی را دوست داشتند؟ چگونه عناصر مختلف (سخنرانی‌ها، نوشیدنی‌ها، محل برگزاری، و غیره) را ارزیابی می‌کنند؟ آنها تغییر یا بهبود می‌یابند؟

برای برگزاری کنفرانس و جلسات خود و تجهیز سالن همایش یا آمفی‌تئاتر می‌توانید با ما تماس بگیرید و از صفر تا صد مجهز کردن سالن را به تیم گرشاصوت بسپارید.