صفر تا صد برگزاری ورکشاپ + چک لیست رویداد

ورکشاپ چیست؟

ورکشاپ یا کارگاه , رویدادی کوچک است که افراد خاصی با مهارت‌ مشخص در آن شرکت می‌کنند. در ورکشاپ بیشتر, هدف تبادل تجربیات افراد برای رسیدن به یک راه حل جدید یا ایجاد خلاقیت در روش‌های قبلی است و تقریبا تمام افراد در بحث مشارکت داشته که باعث می‌شود زودتر به هدف رسیده و راه حل مناسبی پیدا کنند.

روش صحیح آشنا کردن افراد با مطالب ورکشاپ

در قدم اول شما باید بدانید هدفتان از برگزاری این کارگاه چیست و قرار است در مورد چه موضوعاتی بحث و مشارکت کنید و در چه صورت افراد تمایل دارند در این کارگاه شرکت کنند. مثلا اگر شما فقط بگویید ورکشاپ در مورد عکاسی است احتمالا هیچکس تمایل برای شرکت در آن را ندارد. بهترین راه این است که سه موضوع در رابطه با عکاسی را عنوان کنید تا بدانند دقیقا در مورد چه موضوعاتی صحبت می‌کنند. به عنوان مثال:

بهترین دوربین عکاسی کدام است؟

در عکاسی از طبیعت چه نکاتی باید رعایت شود؟

چه نرم افزارهایی برای عکاسی لازم است؟

با همین سه پرسش افراد متوجه می‌شوند که آیا این ورکشاپ مناسب آن‌ها هست یا نه.

نکاتی برای زمان‌بندی دقیق در ورکشاپ

برای این‌که در زمان برگزاری کارگاه با مشکل کمبود زمان مواجه نشوید بهتر است قبل از آن روز لیستی تهیه کنید و آن سه موضوعی که قبلاً در مورد آن صحبت کردیم را به ترتیب بنویسید. سپس هر موضوع را به سه زیر موضوع تقسیم کنید. مثلاً پرسش دوم که در مورد عکاسی از طبیعت است می‌تواند به سه زیر موضوع مطابق زیر تقسیم شود.

• نکات مهم عکاسی در نور روز و شب
• انتخاب سوژه مناسب در طبیعت
• زاویه مناسب در عکس

حالا که لیست مطالب را نوشتید باید بدانید روش ارائه مطالب در هر بخش به چه صورت است. مثلا ترجیح می‌دهید بخش اول با ارائه پاورپوینت و بحث میان افراد باشد. بخش دوم خواندن قسمتی از یک مقاله یا کتاب و سپس صحبت راجع به آن موضوع باشد. به همین شکل برای قسمت‌های مختلف روش‌های ارائه مطالب متفاوت در نظر بگیرید. ممکن است بعد از زمان‌بندی برای هر بخش متوجه شوید که زمان شما کم است. در این حالت بهتر است روش‌های ارائه در بعضی بخش‌ها را تغییر دهید تا به اندازه کافی زمان داشته باشید. برای مدیریت زمان به جای این که در لیست بنویسید بخش اول پانزده دقیقه بهتر است ساعت دقیق هر بخش را مشخص کنید مثلا بنویسید هشت تا هشت و ربع.

حتما بخوانید : چک لیست برگزاری موفق یک همایش | راهنمای جامع برگزاری سمینار و همایش | بخش اول

انتخاب سالن مناسب برای ورکشاپ

حالا وقت آن رسیده که اتاق یا سالن برگزاری ورکشاپ را چک کنید. انتخاب سالن مناسب بسیار مهم است چون حضار باید با تمرکز بالا و آرامش مطالب ارائه شده را درک کنند. بدترین اتفاقی که در برگزاری ورکشاپ می‌تواند بیفتد این است که سالن و تجهیزات آن آماده نباشد و هیچکس دوست ندارد این اتفاق را تجربه کند. برای جلوگیری از آن یک سری نکات را باید رعایت کنید.

قبل از رزرو سالن یا اتاق مورد نظر حتما از تمیز بودن سالن و برخورد کارکنان آن مطمئن شوید.

ببینید سالن گنجایش کافی برای تعداد افرادی که پیش‌بینی کرده‌اید دارد یا نه.

به سیستم سرمایش و گرمایش سالن توجه کنید تا در آن روز مشکلی نداشته باشید. به خصوص سیستم سرمایش در تابستان بسیار مهم است و باید این موضوع را در نظر بگیرید که اگر سالن پر شود هوا همچنان مطلوب است یا به خاطر ازدحام جمعیت گرم می‌شود؟ اگر سالنی که اجاره می‌کنید سیستم سرمایش و گرمایش مناسبی ندارد شرکت‌هایی وجود دارد که این سیستم‌ها را اجاره می‌دهند. این کار کمی هزینه‌بر است اما ارزشش را دارد.

خیلی مهم است که بدانید اگر افرادی بیش از انتظار شما به سالن اضافه شدند امکان تهیه صندلی هست و سالن جای کافی برای اضافه شدن چند صندلی دارد یا نه. همیشه سعی کنید همه چیز را بیش از حد انتظار تدارک ببینید تا مشکلی پیش نیاید.

مورد دیگر عایق صوتی سالن است. مطمئنا شما دوست ندارید سر و صدای خارج سالن باعث به هم ریختن تمرکز و حواس پرتی افراد شود. پس باید به این نکته توجه کنید که محیط کاملا عایق بندی شده باشد.

تجهیزات مورد نیاز برای ورکشاپ

مسئله مهم نحوه ارائه مطالب است. برای ورکشاپ‌ها معمولا از وایت برد استفاده می‌شود. همچنین برای ارائه پاورپوینت یا پخش فیلم و عکس شما به تلویزیون, ویدئو پروژکتور یا تلویزیون شهری نیاز دارید. معمولا برای سالن‌های کوچک با جمعیت کم تلویزیون با ابعاد 50 تا 60 اینچ استفاده می‌شود. اگر نیاز به ویدئو پروژکتور دارید و دچار کمبود بودجه هستید پروژکتور در قیمت‌های مختلف وجود دارد که می‌توانید مدل ارزان‌تر آن را اجاره کنید.

اگر سالن بزرگی دارید و جمعیت زیاد است ما تلویزیون شهری را به شما پیشنهاد می‌کنیم که برای مشاهده انواع آن می‌توانید اینجا کلیک کنید و برای اجاره با ما تماس بگیرید.

حتما لوازم تحریر به اندازه کافی تهیه کنید. چون احتمالا خیلی از افراد فراموش می‌کنند کاغذ و خودکار همراه خود بیاورند و باید تمام این مسائل را پیش‌بینی کنید. پس حتما در لیست خرید خود کاغذ, خودکار, ماژیک و لوازم مصرفی مخصوص ورکشاپ را اضافه کنید.

حتما بخوانید : چک لیست برگزاری موفق یک همایش | اصول برگزاری ایونت | بخش دوم

سیستم صوتی مناسب ورکشاپ

سیستم صوتی مناسب و باکیفیت باعث می‌شود صدای شما را کاملا رسا بشنوند. اگر محیط برگزاری ورکشاپ بزرگ است و تعداد نفرات زیاد است این موضوع مهم‌تر می‌شود. اکثر سالن‌های همایش سیستم صوتی دارند اما برخی از آن‌ها هزینه زیادی برای سیستم صوتی میگیرند و یا از سیستم‌هایی با صدای نامناسب استفاده می‌کنند. البته سالن‌هایی با سیستم صوتی عالی نیز وجود دارد اما حتما قبل از رزرو سیستم‌ها را چک کنید. به این صورت که میکروفون‌ها را وصل کنید و با سیستم سالن شروع به صحبت کنید و به دوست یا همکار خود بگویید در قسمت‌های مختلف سالن بایستد و چک کند که صدا در تمام سالن واضح باشد.

برای اجاره سیستم صوتی می‌توانید از ما مشاوره رایگان بگیرید و نسبت به نیازتان پکیج مورد نظر خود را سفارش دهید.

امکانات محل برگزاری ورکشاپ

دقت داشته باشید محلی که برای برگزاری ورکشاپ انتخاب می‌کنید امکانات لازم برای آسایش حضار را داشته باشد.

• فضای مناسب برای تنفس و استراحت
• فضا برای تدارک میان‌وعده یا حتی نهار و شام
• امکان پذیرایی در سالن
• دسترسی به سرویس بهداشتی
• امکان استفاده از وسایل حمل و نقل عمومی
• پارکینگ
• پاپ آپ
• رول آپ
• فضای مناسب برای نصب بنر
• رختکن و جا برای قرار دادن وسایل اضافی
• اینترنت وای‌فای برای استفاده حضار

اگر پیشنهاد یا سوالی دارید در قسمت نظرات بپرسید ما در اسرع وقت پاسخگوی شما  خواهیم بود.