چک لیست برگزاری موفق یک همایش | راهنمای جامع برگزاری سمینار و همایش | بخش اول ,

آموزش برگزاری رویداد

اگر تصمیم دارید که یک کنفرانس برگزار نمایید شما باید حداقل ۶ ماه قبل از شروع کنفرانس برنامه‌ریزی را شروع کنید. (برای کنفرانس‌های بزرگ‌تر، بهتر است برنامه‌ریزی یک سال قبل شروع شود.)
نگران نباشید و با ما همراه باشید در حقیقت برنامه‌ریزی و سازمان‌دهی کنفرانس, کاری است که در چند مرحله می‌توان انجام داد، شما اولین کسی نیستید که کنفرانس برگزار می‌کند. نیازی به گشتن مقالات متعدد نیست این راهنما در چند مرحله به شما نکات برگزاری کنفرانس را آموزش می‌دهد.
این مقاله در سطح بسیار بالایی تدارک دیده‌شده و با تجارب تیم گرشا صوت جمع آوری شده است. در این مقاله با به‌کارگیری نکات ارزشمند کار شما برای برگزاری جلسه راحت‌تر شده است.

آماده شروع برنامه‌ریزی کنفرانس هستید؟

مرحله 1: موضوع جلسه را مشخص کنید

هر کنفرانسی نیاز به یک موضوع دارد. در قدم اول شما باید موضوع کنفرانس را مشخص کنید این موضوع چیست و کلمه کلیدی که به موضوع مرتبط است چه کلمه ایست؟ کلمه کلیدی به شما کمک می‌کند تا بین سخنران‌ها و شرکت‌کنندگان رابطه ایجاد کنید به‌عنوان‌مثال "مدیریت بیمارستان" بهتر است کلمه کلیدی همان موضوع جلسه باشد.
بهتر است لوگوی مشخصی برای کنفرانس بسازید تا در تبلیغات,پوسترها و بنرها مورداستفاده قرار بگیرد. و اینکه در شبکه‌های اجتماعی هشتگ هایی با موضوع جلسه بسازید تا شرکت‌کنندگان با آن هشتگ با یکدیگر در ارتباط باشند.

حتما بخوانید : چک لیست برگزاری موفق یک همایش | اصول برگزاری ایونت | بخش دوم

مرحله 2: تیم خود را جمع آوری کنید

احتمالاً، شما یک کنفرانس کامل را نمی‌توانید به‌تنهایی سازمان‌دهی کنید. (در حقیقت، اگر این‌گونه بود، ما شوکه می‌شدیم). شما به یک گروه اختصاصی نیاز دارید تا مسئولیت‌های مربوط به جنبه‌های مختلف برنامه‌ریزی، مذاکرات و ارتقاء را بپذیرند. گروه اصلی شما احتمالاً شامل موارد زیر خواهد بود:

شرح وظایف گروه برنامه ریزی همایش

•   گروه برنامه‌ریزی:

محل برگزاری کنفرانس، محل اقامت، فعالیت ها، پذیرایی.

•   گروه مدیریت:

بودجه بندی، ثبت نام شرکت کنندگان، فروش بلیط.

•   گروه بازاریابی:

تماس با رسانه ها، ایجاد مواد تبلیغاتی، مدیریت وب سایت، وبلاگ و فعالیت های رسانه های اجتماعی.

•   گروه حمایت‌کننده:

مسئول تأمین حمایت‌کنندگان، تقاضای کمک‌های مالی و جمع‌آوری کمک‌های مالی. (فقط مربوط به کنفرانس‌هایی است که بر منابع خارجی مالی تأکیددارند)

•   داوطلبان:

کمک به همه فعالیت ها در روز کنفرانس: مدیریت درب، اسکن بلیت، پیگیری لیست مهمان، نگهبانی، هدایت مردم و غیره.

هدف اصلی شما این است که گروه را هماهنگ کنید، اولویت‌ها را تعیین کنید و وظایف خود را اعطا کنید.

مرحله 3: برنامه بودجه و کسب و کار را آماده کنید

اینکه آیا کنفرانس شما توسط حامیان مالی تأمین می‌شود یا خیر مهم است و باید بودجه را باهم ترکیب کنید. شما باید بدانید از کجا پولتان به‌دست می‌آید و صرف می‌شود. داشتن بودجه نیز به شما در تعیین هزینه شرکت در کنفرانس کمک خواهد کرد. موارد زیر رایج‌ترین مواردی است که می‌خواهید برای بودجه استفاده کنید
عبارتند از:

•   محل برگزاری همایش

•   محل اقامت مهمانان و سخنرانان

•   حمل و نقل

•   پذیرایی

•   هزینه سخنرانان

•   فعالیت ها

•   بازاریابی

•   اعضای تیم

آماده‌سازی بودجه برای برآوردهای واقع‌بینانه در هنگام جستجوی مکان‌ها و سخنرانان مفید خواهد بود.

حتما بخوانید : صفر تا صد برگزاری ورکشاپ + چک لیست رویداد

مرحله 4: یافتن حامیان و کمک های مالی [اختیاری]

اگر این کنفرانس را به‌تنهایی انجام می‌دهید و به دنبال منابع خارجی درآمد نیستید، می‌توانید این مرحله را با خیال راحت کنار بگزارید.

اگر نه، شما می‌خواهید به دنبال حامیان مالی باشید. نکته کلیدی که باید در نظر داشت این است که حامیان مالی و ارزش‌های آنها باید با موضوع کنفرانس شما هماهنگ باشد. (حامیانی را پیدا کنید که بیشترین وجه اشتراک را بین موضوع فعالیتشان و موضوع کنفرانس داشته باشند)
تصمیم بگیرید که حامیان مالی تا چه میزان در نحوه اجرای کنفرانس شما شرکت داشته باشند. آیا شما اجازه می‌دهید برند و آرم خود را بر روی تبلیغات یا بنر کنفرانس بگذارند؟ آیا آنها قادر خواهند بود سخنرانان خود را به جلسه بیاورند؟

به یاد داشته باشید: این یک تعادل خوب بین دریافت وجوه بودجه و حفظ یکپارچگی کنفرانس شما است. شما قاضی جایی هستید که این خط را ترسیم می‌کنید.

مرحله 5: تاریخ اجرای کنفرانس

اکنون وقت آن است که زمان کنفرانس شما مشخص شود. همان‌طور که قبلاً گفته شد، تاریخ برنامه‌ریزی باید هر ۶ ماه تا ۱ سال پیش از برگزاری باشد. شما همچنین باید مشخص کنید که مدت‌زمان کنفرانس چقدر است (چند روز طول می‌کشد)؟

در اینجا چند نکته عالی وجود دارد که باید در ذهن داشته باشید:

    تاریخی را انتخاب کنید که با سایر رویدادهای مهم مانند جشنواره‌ها تداخل نداشته باشد. رویدادهای گسترده‌ای در سراسر جهان وجود دارند که، رزرو پرواز را گران‌تر می‌کند و یا حتی در بعضی مواقع حمل‌ونقل را به‌کلی ممنوع می‌کنند. علاوه بر این، شما نمی‌خواهید کنفرانس خود را با توجه به رویدادهای بزرگ که در تاریخ کنفرانس شما تشکیل می‌شوند دچار مشکل کنید.
  زمانی که مردم تمایل به سفرهای نوروزی و تعطیلات تابستان دارند بهتر است کنفرانس برگزار نشود.
  هرگز در طول آخر هفته یک کنفرانس برگزار نکنید. برای اکثر شرکت‌کنندگان، شرکت در کنفرانس بخشی از کار آنهاست، بنابراین برنامه را در طول هفته کاری قرار دهید.
  سعی کنید تا پایان هفته جلسه را به اتمام برسانید، به‌طوری‌که شرکت‌کنندگانی که سفر کردند تا در کنفرانس شرکت کنند فرصت برای گشت‌وگذار داشته باشند. بدترین روزها برای یک کنفرانس پنجشنبه و جمعه است.

حتما بخوانید : چگونه برای کسب و کار خود مراسم افتتاحیه برگزار کنیم؟

مرحله 6: محل برگزاری کنفرانس

هنگامی‌که تاریخ مشخص شد، می‌توانید شروع به جستجوی مکان‌های در دسترس خود کنید که مطابق با نیازهای شما هستند.

به‌طورکلی، مکان‌ها ممکن است به سه دسته تقسیم شوند:

•   دانشگاه ها:

دانشگاه ها عموما برای رویدادهای کوچکتر، آکادمیک مناسب هستند و برای اجاره نسبتا ارزان هستند.

•   هتل ها:

هتل‌ها معمولاً دارای امکانات کنفرانس و غذا می‌باشند. و بهترین انتخاب در بین همه گزینه‌ها هستند زیرا هتل‌ها محل اقامت و فضای کنفرانس را ارائه می‌دهند همچنین هزینه برگزاری کنفرانس در هتل به‌مراتب بیشتر از بقیه گزینه‌ها است

•   سالن های همایش:

بسیاری از سالن های همایش برای برگزاری کنفرانس مناسب هستند

اما هزینه محل برگزاری فقط یک بخش از پازل است. در اینجا چند عامل دیگر برای در نظر گرفتن مکان مناسب را باهم مرور خواهیم کرد

•   اندازه:

رزرو یک مکان بسیار کوچک که در آن‌همه باید در یک اتاق کوچک فشرده شوند، به‌وضوح یک ایده بد است. یا برعکس یک مکان خیلی بزرگ برای یک جمعیت نسبتاً کم، نه تنها باعث صدمه به کیف پول شما خواهد شد بلکه باعث می‌شود که کنفرانس خالی و ضعیف به نظر برسد.

• محل سکونت:

بهترین انتخاب یک مکان تا حدودی هتل است تا شرکت‌کنندگان بتوانند در کنفرانس تمرکز بیشتری داشته باشند. حتی بهتر است محل برگزاری آرام و محیطی زیبا باشد و مکانی برای استراحت نیز داشته باشد.

•   اتمسفر:

بسیار مهم است که محل برگزاری کنفرانس با موضوع جلسه همخوانی داشته باشد شما نمی‌خواهید به‌عنوان‌مثال، یک کنفرانس تجاری را در داخل یک سالن ورزشی بزرگ میزبانی کنید

•   امکانات:

آیا محل برگزاری و سبک اتاق کنفرانس مناسب نیازهای شما است؟ آیا امکانات لازم مانند اتاق‌های کوچک‌تر برای جلسات را دارد؟

•   اقامت:

آیا محل برگزاری کنفرانس به محل اقامت سخنران‌ها و شرکت‌کنندگان نزدیک است؟

•   غذا:

آیا محل برگزاری می‌تواند غذای همه را تأمین کند؟ اگر نه. ایا جای فعالیت برای شرکت‌های پذیرایی مراسم در آن وجود دارد؟

•   حمل و نقل:

برای شرکت‌کنندگان به‌راحتی وسیله‌ی حمل‌ونقل عمومی به محل برگزاری پیدا می‌شود؟ آیا برای کسانی که وسیله نقلیه دارند، پارکینگ کافی وجود دارد؟

•   جنبه های فنی:

آیا محل برگزاری تجهیزات IT، صوتی و تصویری مناسب را دارد؟ شما نیاز به صفحه‌نمایش پروژکتور یا تلویزیون شهری، میکروفون، تعداد زیادی پریز شارژ برای شرکت‌کنندگان و غیره دارید.

تمام این تجهیزات را می‌توانید از سایت ما تهیه نمایید

•   نکته سریع:

اگر یک محل عالی را پیدا کنید که مناسب بودجه شماست، ببینید آیا می‌توانید با یک هزینه پایینتر و با یک قرارداد چندساله (درصورتی‌که شما یک کنفرانس تکراری را برگزار می‌کنید) سالن را اجاره کنید.

گام 7: نوع پذیرایی

به‌طورمعمول، در کنفرانس‌ها پذیرایی اهمیت زیادی دارد. اگر مهمان خارجی دارید باید برای انتخاب نوع پذیرایی دقت بیشتری داشته باشید.

تصمیم بگیرید چه نوع نوشیدنی می‌خواهید تهیه کنید و چند بار در کنفرانس سرو شود. یک ساعت برای ناهار و ۱۵ الی ۲۰ دقیقه برای قهوه و تنقلات زمان در نظر بگیرید. به خاطر داشته باشید: اگر بودجه کافی دارید، بهتر است برای صرف غذا به‌جای ساندویچ و غذاهای فست فود، غذاهای دیگری را انتخاب کنید.

حتماً باید اطمینان حاصل کنید که شرکت پذیرایی می‌تواند تدارکات را در روز رویداد اداره کند. بهترین نکته این است که یک شرکت محلی نزدیک به محل برگزاری کنفرانس پیدا کنید تا از مشکلات و تاخیرهای مربوط به ترافیک احتمالی جلوگیری شود.

فراموش نکنید که کارگزار غذا نیاز به دانستن تعداد کارمندان نهایی، منو و هر مورد خاص رژیم غذایی دارد.

در مورد سایر خدماتی که فکر می‌کنید ممکن است نیاز داشته باشید، مانند یک شرکت خدمات تزئینی یا تأمین کنندگان تجهیزات ویژه‌ی فناوری اطلاعات فهرستی تهیه کنید تا رویداد شما بی‌نقص انجام شود.

گام 8: انتخاب سخنران

این گام ممکن است مهم‌تر از بقیه موارد باشد. سخنرانان شما ستارگان کنفرانس شما هستند. شما می‌خواهید از سخنرانان به‌منظور جذب شرکت‌کنندگان و تضمین یک تجربه حرفه‌ای استفاده کنید.

یکی از راه‌های مطمئن برای به‌دست آوردن کشش در میهمانان این است که برای اولین بار یک سخنران بزرگ را دعوت کنید. کسی که بسیار در معرض شناخت و احترام قرارگرفته است. این, اعتبار شمارا در چشم دیگر سخنرانان بالقوه تقویت می‌کند.

شروع به جستجو برای یافتن افراد متفکر که بر موضوعات مشابه کنفرانس شما تمرکز دارند بکنید. یک لیست اولویتی از سخنرانان توانمند که می‌خواهید دعوت کنید تهیه کنید. سپس شروع به تماس و پیدا کردن ایمیل آن‌ها کنید.

در اینجا چند مورد وجود دارد:

•   جبران خسارت: آیا نیاز به هزینه بالا برای سخنران است؟
•   تجهیزات پشتیبانی: آیا ارائه آنها به تجهیزات ویژه خاصی متکی است؟
•   شرایط ویژه: آیا آنها دارای رژیم غذایی خاصی هستند؟
• آیا نیاز به وسیله ایاب و ذهاب و اقامت برای آنها هست؟

حتماً با فهرست کارکنید زیرا شما نیاز به برنامه‌ریزی زمان اختصاص داده‌شده به هر سخنران هستید.

اما برای تهیه لیست پایانی صبر کنید! شما به تعدادی سخنران پشتیبان برای زمان لغو اولویت‌ها به‌عنوان برنامه B دارید.

همچنین می‌توانید استخدام برخی سخنرانان محلی را در نظر بگیرید. در این صورت در حمل‌ونقل صرفه‌جویی می‌کنید.

این مقاله در دو بخش تهیه‌شده است حتماً قسمت دوم را نیز مطالعه کنید.

برای تجهیز سالن کنفرانس خود و مشاوره رایگان با ما تماس بگیرید.